Zpracování osobních údajů — zpracovatelská smlouva (DPA)

NÁVRH — ke kontrole právníkem. Znění odpovídá skutečnému fungování služby k 27. 9. 2026, ale zatím neprošlo právní kontrolou.

Tato zpracovatelská smlouva (dále „DPA") se řídí čl. 28 GDPR a upravuje zpracování osobních údajů, které zákazník („Správce") ukládá do služby SWARE o svých vlastních klientech. Uzavřením smlouvy o poskytování služby SWARE zákazník a Poskytovatel zároveň uzavírají tuto DPA.

1. Předmět, doba, povaha a účel zpracování

Poskytovatel („Zpracovatel") zpracovává osobní údaje jménem Správce výhradně za účelem poskytování CRM funkcionality (ukládání, zobrazování a správa dat o klientech Správce) po dobu trvání smlouvy o poskytování služby SWARE.

2. Kategorie subjektů údajů a osobních údajů

Subjekty údajů: klienti Správce (fyzické osoby), se kterými Správce jedná v rámci své poradenské činnosti.

Kategorie údajů: jméno, kontaktní údaje (telefon, e-mail, adresa), poznámky z jednání, stav obchodního případu (fáze pipeline).

Zvláštní kategorie údajů podle čl. 9 GDPR: pole pro rodné číslo a zdravotní poznámky, pokud je Správce do systému vyplní, spadají do zvláštní kategorie osobních údajů (zdravotní údaje) a national ID (rodné číslo dle zák. č. 133/2000 Sb.). Zpracovatel tato pole zpřístupňuje jen na výslovný pokyn Správce a nijak je automaticky neanalyzuje ani nesdílí nad rámec této smlouvy.

3. Pokyny Správce, mlčenlivost, bezpečnostní opatření

Zpracovatel zpracovává údaje pouze na základě doložených pokynů Správce (zejména prostřednictvím uživatelského rozhraní služby). Osoby oprávněné zpracovávat údaje jsou vázány mlčenlivostí. Zpracovatel uplatňuje technická a organizační opatření odpovídající povaze údajů: šifrovaný přenos (HTTPS), řízení přístupu (autentizace, RLS izolace mezi zákazníky), povinné dvoufaktorové ověření (MFA) pro každý uživatelský účet, které se vyžaduje při každém přihlášení do aplikace, a archiv předchozích verzí dat týmu — před každou uloženou změnou se uloží předchozí verze (posledních 300 uložení, nejdéle 30 dní); na žádost vlastníka nebo administrátora z něj Zpracovatel data obnoví. Samostatné zálohy celé databáze mimo tento archiv Zpracovatel v současnosti neprovádí.

4. Subdodavatelé (subzpracovatelé)

Zpracovatel využívá tyto subzpracovatele:

Supabase / AWS (region EU — Frankfurt) — databáze, autentizace.
Vercel — hosting statického webu a aplikace.
Stripe — zpracování plateb a fakturace.
Brevo (Sendinblue SAS, Francie — EU) — odesílání systémových e-mailů služby (dokončení registrace, obnova hesla, pozvánky, upozornění k předplatnému). Zpracovává výhradně e-mailové adresy a jména uživatelů Správce, nikoli údaje klientů Správce.
Google (Google Cloud / Google Sheets API; Google Ireland Ltd.) — jen pokud Správce zapne příjem leadů z Google tabulky: služba čte (pouze pro čtení) řádky tabulky, kterou Správce sdílí, a přebírá z nich jméno, telefon, e-mail a poznámku leadu. Údaje mohou být předány do USA; přenos se opírá o rámec EU–USA pro ochranu osobních údajů (DPF) a standardní smluvní doložky.
Meta (Meta Platforms Ireland Ltd.) — jen pokud Správce zapne propojení s Meta Lead Ads nebo Conversions API: služba přijímá leady z formulářů Meta (jméno, telefon, e-mail) a zpětně Metě posílá identifikátor leadu a stav obchodního případu (např. „schůzka", „podpis") pro vyhodnocení reklamy. Údaje mohou být předány do USA (DPF, standardní smluvní doložky).

Web sware.cz ani aplikace nenačítají písma ani skripty z cizích serverů (písmo Inter je hostované přímo na sware.cz).

Zpracovatel se zavazuje informovat Správce o jakékoli plánované změně subzpracovatelů s předstihem, aby Správce mohl vznést námitku.

5. Součinnost při výkonu práv subjektů údajů

Zpracovatel poskytuje Správci nástroje pro export a výmaz údajů jednotlivého klienta přímo v rozhraní služby — v okně klienta (klik na klienta v seznamu Klienti nebo v Pipeline) jsou tlačítka:

„Exportovat data klienta" — stáhne vše, co služba o klientovi drží (karta, domácnost včetně zdravotních údajů, finance, aktivity a poznámky, historie fází, smlouvy, záznamy k leadu), jako strojově čitelný JSON a čitelnou tabulku xlsx.
„Smazat a anonymizovat" — smaže kartu klienta, domácnost, finance, aktivity, historii fází a smlouvy; v účetních záznamech modulu leadů (peněženka, reklamace) nahradí jméno textem „anonymizováno" a částky ponechá.

Předchozí verze dat týmu v archivu verzí (bod 3) se nepřepisují zpětně; smazaný klient z archivu zmizí nejpozději do 30 dní. Zpracovatel je povinen poskytnout přiměřenou součinnost i mimo tyto nástroje.

6. Ohlašování porušení zabezpečení

Zpracovatel oznámí Správci jakékoli porušení zabezpečení osobních údajů bez zbytečného odkladu poté, co se o něm dozví.

7. Výmaz po skončení zpracování

Po ukončení smlouvy o poskytování služby zůstávají data týmu v režimu jen pro čtení a Správce si je může kdykoli exportovat (vrácení údajů). Na žádost Správce (e-mailem na info@sware.cz) Zpracovatel data týmu trvale a nevratně smaže, nejpozději do 30 dní od doručení žádosti — včetně archivu verzí, uživatelských rolí, pozvánek a přijatých leadů. Bez žádosti Správce Zpracovatel data sám nemaže. Zachovány zůstávají jen fakturační záznamy vedené u Stripe, které Poskytovatel musí uchovávat podle účetních předpisů.

8. Právo na audit

Správce má právo požádat o informace nezbytné k doložení souladu s touto DPA a povinnostmi podle čl. 28 GDPR.

9. Poctivé uvedení limitu sdílení uvnitř organizace

Důležité omezení: izolace dat funguje mezi jednotlivými zákazníky (organizacemi) — data jednoho zákazníka nejsou nikdy přístupná jinému zákazníkovi. Uvnitř jedné organizace se však aktuálně veškerý stav týmu (včetně dat všech klientů) načítá do prohlížeče každého přihlášeného poradce; viditelnost jednotlivých záznamů je řízena jen na úrovni uživatelského rozhraní, ne na úrovni databázových oprávnění. Správce by měl tuto skutečnost zohlednit při rozhodování, jaké údaje do systému ukládá a komu v týmu přiděluje jaké role.